WEB会議にはどのような特徴があるか

従来の会議では参加者が1つの会議室に集合しなければならないため、移動時間や交通時間の無駄が多い問題点がありました。WEB会議ではインターネット回線が利用できる場所であればどこでも会議を行えるため、この無駄を省くことができ、海外の拠点からの参加も容易になるメリットがあります。また、専用の会議室を必要としないので会議室を使用するための調整も不要であり、緊急で会議が必要になったときも参加者の都合が合えば容易に対応できる柔軟性があります。WEB会議システムは大きく分けて2種類のタイプがあります。

まず、SIタイプと呼ばれるものは社内に専用のサーバーを設置するもので、導入には知識、手間、コストが必要となります。しかし、自社でシステムを構築できるのでカスタマイズが自由にでき、自社で必要とする機能を持ったシステムにすることができます。特にセキュリティを重視したいときに向いています。ASPタイプは専用のサーバーを必要とせず、用意されたシステムを利用するWEB会議です。

導入するために複雑な知識も初期投資も必要なく、メンテナンスも外部で行われるのでコストを抑えられます。利用料金は毎月支払いますが、一部には無料のものもあります。ただし、カスタマイズはできないため必要な機能がなかったり、セキュリティ対応が外部任せになる不安点はあります。そのため、利用する際は機能、コストに加えてセキュリティで安心できるシステムを選ぶと良いでしょう。